Effiziente Datenverwaltung für Schulen
In einer modernen Schulverwaltung ist eine präzise und zuverlässige Verwaltung von Schülerdaten von entscheidender Bedeutung. Verschiedene Module, die auf Schülerdaten zurückgreifen, erfordern spezifische Datenformatierungen, um reibungslos zu funktionieren.
Der Idealfall sieht wie hier abgebildet aus: Die Schulverwaltungssoftware des Sekretariats stellt eine Datei mit allen benötigten Schülerdaten bereit. Diese Datei enthält IDs, Vornamen, Nachnamen, Klassen, Gruppen, Geburtsdaten und weitere Informationen, die dann von verschiedensten Diensten eingelesen werden können.
Die Idee an sich ist gut!
Doch in der Realität führen inkompatible Module und unterschiedliche Anforderungen oft zu Fehlern und manuellem Nachbearbeiten. Alle genannten Module funktionieren auch unabhängig voneinander und sind nicht immer optimal aufeinander abgestimmt. Typische Probleme sind:
Unterschiedliche Importprofile und Anforderungen an Datensätze
Eigenständig generierte Schüler-IDs, die zwischen den Modulen nicht synchronisiert sind
Mangelnde Unterstützung für eindeutige Schüler-IDs (Primärschlüssel) in einigen Schulverwaltungsprogrammen,
wie z.B. BBS-Planung
False Positives – Also das unbeabsichtigte Löschen oder Erstellen von Schülern aufgrund fehlerhafter Ausgangsdaten
Syncado bildet eine Schnittstelle zwischen der Schulverwaltung und den einzelnen Modulen ab.
Syncado verarbeitet Schülerdaten, um sicherzustellen, dass sie in einem konsistenten und kompatiblen Format vorliegen. Dabei werden, falls gewünscht, eigene, einzigartige IDs generiert, um Konflikte und Datenbankprobleme zu vermeiden, sowie durch eine Anpassung der Importmodule eine saubere und problemlose Datensynchronisation ermöglicht.
Mit Syncado stellen Sie sicher, dass Ihre Schülerdaten überall korrekt und konsistent sind, sodass Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können – die Bildung und Betreuung Ihrer Schüler.
Berufsbildende Schulen
Für berufsbildende Schulen stellt Syncado eine besonders wertvolle Lösung dar. Das von der Niedersächsischen Landesschulbehörde vorgeschriebene Schulverwaltungsprogramm BBS-Planung hat ein schwerwiegendes Problem: Es recycelt bereits vergebene Identifikationsnummern (IDs). Dadurch erkennt IServ – sollte eine bestimmte ID bereits existieren – lediglich Änderungen in Namen und Klasse, anstatt einen neuen Benutzer zu erstellen. Dies kann dazu führen, dass neue Schüler unter bestimmten Umständen auf E-Mails, Dateien und andere Informationen zugreifen, die noch vom vorherigen Nutzer der ID auf IServ gespeichert sind.
Das stellt ein erhebliches Datenschutzrisiko dar und gefährdet die Vertraulichkeit persönlicher Daten. Gerade an berufsbildenden Schulen macht dieses ID-Recycling die Synchronisation über das IServ-Importmodul besonders kompliziert und zeitaufwendig.
Syncado bietet für dieses Problem eine Lösung, indem es die Möglichkeit anbietet, eine eigene, unabhängige ID für die Schüler:innen zu generieren. So wird das Datenschutzrisiko vollständig beseitigt und die Synchronisation deutlich vereinfacht.
Leistungsmerkmale von Syncado
Namensänderung
Namensänderungen bestehender Schüler:innen werden korrekt erkannt und angepasst.
Datenschutz
Syncado speichert zu keinem Zeitpunkt Schülerdaten auf dem Server ab.
Zeitersparnis
Superschnelle Datenbestand-Synchronisation aller von Ihnen eingesetzten Module.
Einfach
Mit einem Klick Schülerdaten aus BBS-Planung exportieren, um sie mit Syncado zu verarbeiten.
Skalierbar
Der Preis richtet sich transparent nach der Anzahl der zu verarbeitenden Datensätze.
Weniger Aufwand
Keine Notwendigkeit mehr zur Erstellung eigener fehleranfälliger Import-Dateien
Wie ist der Ablauf?
Das Angebot besteht aus folgende Eckpunkten:
Export aus der Schulverwaltung
Einbindung eines Plug-Ins, welches mit einem Klick die benötigten Schülerdaten aus z.B. BBS-Planung exportiert.
Erstellung der Importdatei
Auf Grundlage der exportierten Daten erstellt Syncado Importdateien für die genannten Portale.
Einlesen der Importdatei
Die generierten Importdateien werden in die Portale eingelesen, um die Datenbestände zu synchronisieren.
Fehlerbehebung
Bei Auffälligkeiten bestimmter Nutzer wird in Absprache mit der Verwaltung eine Fehlerbehebung durchgeführt.